Éloge des secrétaires médico-sociales, ces « oubliées » du travail social.

Il est un métier dont on parle peu et qui est pourtant extrêmement présent auprès des personnes qui font appel aux services sociaux. Ce sont les secrétaires médico-sociales qui sont, comme il est souvent dit « en première ligne ». Ce sont bien elles qui reçoivent, dès le premier contact, les personnes qui demandent à être reçues ou celles qui ont reçu une proposition de rencontre de la part d’un travailleur social. Elles écoutent, accueillent, expliquent et rassurent souvent les plus inquiets.  Elles travaillent dans tous les secteurs, En CCAS, dans les centres médico-sociaux des Départements, dans les services spécialisés, CHRS, mais aussi associations de protection de l’enfance, aide aux personnes âgées… La liste est longue et il serait bien difficile d’être exhaustif, car finalement, ces secrétaires si particulières sont dans toutes les structures qui accueillent du public. Mais pourquoi donc sont-elles si peu reconnues ?

Le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) parle de secrétaire assistante médico-sociale. Le  terme « assistante » est important, car nous sommes loin depuis longtemps  de la simple frappe de courriers et rapports et de la prise de rendez-vous. Il leur est demandé d’assurer, au sein des structures dans lesquelles elles travaillent, l’accueil des usagers, l’organisation et la planification des activités du service, la constitution et le suivi administratif des dossiers… et j’en passe. Comme pour les assistantes sociales, il reste difficile  de faire le tour rapidement de la totalité des tâches qu’elles assurent. Dans de nombreuses structures, ce sont elles qui gèrent la quasi-totalité de l’intendance. Tâches parfois ingrates, souvent peu reconnues, et pourtant tellement essentielles. 

En rencontrant les personnes au quotidien, elles ont développé des compétences dont on parle trop peu dans les services. Le premier accueil des usagers est toutefois essentiel, il faut de sérieuses capacités d’adaptation face à des personnes parfois désagréable, agressives, voire très agressives qui ne comprennent pas toujours ce qui leur arrive, qui ne comprennent pas non plus les logiques administratives. Ce sont-elles aussi qui calment celui ou celle qui arrive bien « énervée ». Elles doivent « rester à l’écoute », comprendre rapidement ce qui se passe, de quoi il s’agit, et ce qui peut être proposé.

Les travailleurs sociaux se sentent souvent peu reconnus. Mais que devrait-on dire des secrétaires des structures sociales ? de la fiche RNCP que vous pouvez trouver ici en tapant dans le moteur de recherche secrétaire assistant médico-social.

Reprenons-en quelques éléments de la fiche RNCP : La secrétaire assistante médico-sociale assure une mission d’accueil qui est essentielle : la qualité relationnelle, le respect de l’éthique et de la déontologie sont primordiaux à la tenue de l’emploi. Cette professionnelle évalue la demande des usagers avec discernement, les renseigne, les conseille et les oriente en prenant en compte la dimension sociale, de façon à préparer le travail des travailleurs sociaux, dans le cadre de sa délégation de responsabilités. Ayant accès à des informations confidentielles, la secrétaire est, elle aussi, soumis (e) aux règles du secret professionnel, mais par mission et non par profession.

La présentation de cette fiche métier est limpide :  » Les contraintes d’horaires, le travail en équipe, le face à face avec des publics en grande difficulté (patients ou usagers), la multiplicité des tâches administratives, impliquent, de la part du (de la) secrétaire-assistant (e) médico-social (e), une grande adaptabilité aux personnes et aux situations et des qualités humaines prépondérantes ».

Si après cela, on ne considère pas la secrétaire médico-sociale comme un travailleur social à part entière, que faut-il en dire ? Un grand nombre d’entre elles ont développé une véritable expertise et compétence dans le cadre de leurs  interventions (d’accueil notamment) auprès des personnes en grande difficulté ou souffrant de troubles du comportement. Or les accueillir n’est pas si simple. C’est une vraie compétence professionnelle qui souvent n’est pas reconnue. Il y aurait beaucoup à dire ou à écrire tant elles sont « multitâches ». Il leur est demandé de travailler vite de passer du téléphone à l’accueil physique, de mettre en page un rapport et de suivre les dépenses ou encore l’utilisation du matériel qu’il faut commander… Tout cela en restant calmes et souriantes bien sûr.

Nous le savons tous finalement, leur poste n’est pas de tout repos et comme pour les travailleurs sociaux, elles peuvent connaitre le « burn-out » mal endémique si redouté dans nos institutions.

Il n’existe pas de diplôme d’État de secrétaire assistante médico-sociale, mais un simple  Titre professionnel  de niveau 4 (niveau bac) alors qu’elles se forment aujourd’hui avec un BTS SP3S qui lui est un bac + 2.  Là aussi cherchez l’erreur.  N’oublions pas non plus  leur maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métier, de la mise en page des documents et finalement de tout ce qui a trait aux outils numériques.

Force est de constater que ce métier s’est imposé comme nécessaire et essentiel dans les services et auprès des employeurs. Il est vraiment dommage qu’il ne soit pas plus reconnu notamment par les instances du Travail Social. L’avis de ses secrétaires spécialisées serait parfois fort utile sur les questions liées par exemple à l’accueil social inconditionnel ou encore sur la place des personnes accompagnées dans les instances de décision et ou encore le partage d’information dans les commissions. Sur ce dernier sujet les secrétaires, participent bien aux diverses commissions où sont présentées des situations sociales, mais elles sont là  pour prendre des notes préparer les dossiers ou les ordres du jour et rédiger les comptes rendus. Un travail qui reste  dans l’ombre et qui mériterait vraiment d’être plus considéré.

note : j’avais publié cet article en octobre 2016. Il me parait toujours d’actualité et méritait d’être à nouveau mis en avant en 2021 !

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