L’utilisation des messageries professionnelles reste un sujet de tensions et de stress, surtout si votre hiérarchie a choisi d’utiliser ce mode de communication pour vous donner de nouvelles tâches qui s’accumulent les unes après les autres. Voici donc pour rappel un exemple de ce que peut produire l’envoi de mails dans tous les sens pour, dit-on, pour être plus efficace alors que parfois il suffit simplement de directement se parler .
1er message : un responsable de l’ASE informe une éducatrice de son service du point de vue d’une assistante sociale de secteur sur une situation que toutes 2 connaissent. Il met en copie son message à son adjoint ainsi qu’au responsable qui encadre les assistants sociaux de secteur.
2ème message : l’adjoint du responsable ASE envoie copie du message initial à l ‘assistante sociale concernée et ajoute un commentaire concernant l’encadrante qui n’en n’est pas destinataire.
3ème message : Fort embarrassée mais aussi agacée, l’assistante sociale envoie la copie de tout cela à toute l’équipe du centre médico social dont les puéricultrices et les secrétaires, en ajoutant son point de vue et sa réaction à son encadrante qui n’avait pas reçu le deuxième message.
Je vous passe les détails mais de fil en aiguille, le problème ne se règle pas mais en plus chacun dans son coin est de plus en plus énervé. Au final une simple information concernant une famille qui avait une destination unique en direction de 3 personnes devient un message qui va en toucher 14 dont la Direction sans que chacune ou presque n’ait les tenants et les aboutissant c’est à dire reçoive l’intégralité des écrits.
Et nous voilà dans une belle incompréhension où chacun y va de son avis. Qui n’a pas rencontré ce type de situation ? Cela peut être bénin dans certains cas mais dès lors qu’il s’agit de situations de familles cela peut devenir beaucoup plus problématique. Qu’en est il par exemple du respect du secret professionnel ? qui écrit et transmet quoi ?
Alors comment s’en sortir sans trop de risques ?
3 règles paraissent essentielles. En essayant de vous y tenir vous pourrez certainement vous éviter bien des désagréments. Il s’agit d’adopter une posture éthique et de « bon sens ».
1ère règle : Ne pas intégrer de nouveaux destinataires dans une réponse à un message initial. Ainsi vous respectez votre interlocuteur et vous n’allez pas transmettre son écrit sans son accord même tacite.
2ème règle : Retirer le message initial si vous devez élargir la question à d’autres destinataires mais cela vous oblige à reformuler la totalité du problème avec votre propre vision du sujet traité. Certes cela demande plus de travail mais vous y gagnerez par la suite et vous gardez la maîtrise de ce que vous écrivez.
3ème règle : ne pas oublier de décrocher son téléphone et appeler son interlocuteur pour voir avec lui comment traiter le problème à plusieurs . En effet nous oublions que parfois la messagerie n’est pas l’outil le mieux adapté dès lors qu’il s’agit de rechercher une solution à plusieurs.
N’oublions pas non plus que cette troisième règle est souvent la plus efficace !
note : J’avais déjà abordé ce même sujet avec le même exemple en 2014…
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